11月15日，中國電力科學(xué)研究院有限公司財務(wù)資產(chǎn)部信息化專責(zé)蔣鴻雁與技術(shù)人員討論優(yōu)化智能回單打印機(jī)器人的局部功能。“智能回單打印機(jī)器人上線后，可實現(xiàn)銀行回單與憑證套打，減少單據(jù)傳遞次數(shù)，節(jié)約會計等待回單的時間，提升財務(wù)月結(jié)及憑證歸檔的效率。”蔣鴻雁說。
近年來，中國電科院深入貫徹落實國家電網(wǎng)有限公司提質(zhì)增效專項行動工作要求，積極探索財務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型的發(fā)展路徑，建立起財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺，構(gòu)建數(shù)智化財務(wù)管理新模式，為提升財務(wù)管理水平和經(jīng)營管理科學(xué)決策提供信息支撐。
優(yōu)化報銷流程 讓員工少跑腿
科研項目相關(guān)費用報銷場景及審核要點多、核算規(guī)則復(fù)雜。以報銷項目論證評審費為例，員工在報銷時需要提供會議申請、會議通知、報銷申請單等資料。由于各類科研經(jīng)費管理要求不同，報銷手續(xù)復(fù)雜，因此易出現(xiàn)報銷單附件不完整、單據(jù)填寫錯誤等退單情況。為此，中國電科院深入拓展智能報銷應(yīng)用場景，進(jìn)一步提高財務(wù)精益管理水平。
聚焦科研業(yè)務(wù)經(jīng)費報銷特點，中國電科院成立了專項柔性團(tuán)隊，負(fù)責(zé)開展智能移動報銷系統(tǒng)的研發(fā)工作，更好地為員工減負(fù)。為了簡化報銷手續(xù)、優(yōu)化審批流程、提高報銷效率，該團(tuán)隊全面梳理了檢測費、投標(biāo)費等109個費用類型的管理現(xiàn)狀及提升方向，并根據(jù)科研經(jīng)費管理規(guī)則和會計核算制度，編制了報銷費用需求方案12份，在系統(tǒng)中植入業(yè)財貫通數(shù)據(jù)規(guī)則超過6000條，實現(xiàn)了報銷標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、在線實時審批、業(yè)務(wù)信息精準(zhǔn)反映。
2021年7月，中國電科院智能移動報銷系統(tǒng)正式上線，提供了差旅費、辦公費、檢測費等19大類的報銷服務(wù)。員工只需根據(jù)個人報銷需求，在手機(jī)APP內(nèi)不同報銷模塊填寫基本信息并上傳附件，即可完成報銷。
為了讓智能移動報銷系統(tǒng)盡可能地為員工提供便利，中國電科院不斷根據(jù)員工實際報銷需求完善系統(tǒng)內(nèi)的功能。10月29日，該院完成了智能移動報銷系統(tǒng)預(yù)付款功能的建設(shè)，并計劃于12月上線應(yīng)用。該功能上線后，員工在手機(jī)上簡單操作就能完成預(yù)付款申請?zhí)釄螅喕税婷尜M、查新費等小額預(yù)付款業(yè)務(wù)的申請辦理手續(xù)，縮短了付款周期。
“把發(fā)票拍照上傳系統(tǒng)，就能獲取信息并自動驗真”“之前人工審批要花不少時間，現(xiàn)在只要幾分鐘就能完成報銷審批”……移動報銷應(yīng)用上線一年來，獲得員工一致好評，真正做到了讓員工少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路。
深入挖掘數(shù)據(jù)價值 促進(jìn)業(yè)財融合
8月15日，中國電科院采購業(yè)務(wù)全流程電子化應(yīng)用正式上線。“以往我們采購電氣標(biāo)準(zhǔn)器及檢測裝置、紅外成像測試系統(tǒng)等科研物資儀器時，需要向物資部提交采購物資驗收單并登記科研實驗臺賬，在報銷時需要向財務(wù)資產(chǎn)部提供驗收單，但兩個部門的單據(jù)格式要求不一致。”該院高壓所物資專責(zé)刁雪東說，“采購業(yè)務(wù)全流程電子化應(yīng)用的上線，統(tǒng)一了財務(wù)部門和物資部門對實物管理的要求。”該應(yīng)用可實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的全流程線上流轉(zhuǎn)，有效統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，壓縮審批環(huán)節(jié)，避免了人工審核可能造成的疏漏。
采購和銷售工作涉及部門多、流程繁雜、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，存在多部門重復(fù)錄入信息、搜集數(shù)據(jù)等問題。這既增加了基層業(yè)務(wù)人員的工作量，也無法建立起業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)，影響了數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值。
為此，中國電科院財務(wù)資產(chǎn)部聯(lián)合物資部、數(shù)字化部、試點研究所等共同梳理采購業(yè)務(wù)管理流程和信息鏈路，制訂購銷業(yè)務(wù)業(yè)財管理標(biāo)準(zhǔn)，明確采購業(yè)務(wù)憑據(jù)在采集過程中的規(guī)范化要求，避免了采購人員重復(fù)錄入信息;通過搭建稅企直連、銀企直連通道等方式，實現(xiàn)了全業(yè)務(wù)場景的憑據(jù)電子化、流程線上化、數(shù)據(jù)自動化，業(yè)務(wù)人員錄入一次信息即可供多部門調(diào)閱使用，也為開展財務(wù)數(shù)據(jù)分析、財務(wù)決策等工作提供了支撐。
目前，中國電科院銷售業(yè)務(wù)全流程電子化應(yīng)用也已完成用戶測試，并開通了銷項電子發(fā)票平臺通信端口，即將開始試點應(yīng)用。
規(guī)范往來賬款管理 財務(wù)管控更精益
“應(yīng)付預(yù)警信息已發(fā)至各單位財務(wù)人員郵箱，請及時處理!”11月1日，中國電科院財務(wù)資產(chǎn)部往來款管理專責(zé)牛啓龍登錄了該院自主開發(fā)的智能往來賬款管理平臺，查看近期是否存在合同到期、預(yù)付款支付提醒等情況，并從該平臺中導(dǎo)出應(yīng)付賬款預(yù)警明細(xì)，提醒相關(guān)業(yè)務(wù)單位財務(wù)人員及時處理，變以往的事后處理為事前預(yù)警。
往來賬款管理不到位，易造成預(yù)付及應(yīng)收賬款被占用，資金長期沉淀形成壞賬等情況，可能會給企業(yè)營運帶來較大風(fēng)險。2020年，中國電科院以供銷鏈路貫通、全要素數(shù)據(jù)采集為基礎(chǔ)，分批開展了智能往來賬款管理平臺的搭建。今年1月，往來賬款預(yù)警功能上線，將合同信息、開票信息、項目進(jìn)度信息、財務(wù)收付信息等多個環(huán)節(jié)的信息關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了合同執(zhí)行期、開票等重要節(jié)點的提示與預(yù)警。
在智能往來賬款管理平臺中，中國電科院還搭建了回款信息庫，以自動識別匹配回款計劃與到款信息，提升認(rèn)款的準(zhǔn)確性與及時性。同時，中國電科院還基于該平臺建立了往來賬款電子管理臺賬，規(guī)避了壞賬風(fēng)險。
目前，中國電科院已建成集源數(shù)據(jù)管理、業(yè)財信息融合、認(rèn)款催款結(jié)合、預(yù)警提示功能于一體的智能往來賬款管理平臺，形成了往來賬款常態(tài)化清理機(jī)制，提升了財務(wù)管理的精益化水平。（宋昱坤）
作者：宋昱坤
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