11月15日，中國電力科學(xué)研究院有限公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部信息化專責(zé)蔣鴻雁與技術(shù)人員討論優(yōu)化智能回單打印機(jī)器人的局部功能。“智能回單打印機(jī)器人上線后，可實(shí)現(xiàn)銀行回單與憑證套打，減少單據(jù)傳遞次數(shù)，節(jié)約會(huì)計(jì)等待回單的時(shí)間，提升財(cái)務(wù)月結(jié)及憑證歸檔的效率。”蔣鴻雁說。
近年來，中國電科院深入貫徹落實(shí)國家電網(wǎng)有限公司提質(zhì)增效專項(xiàng)行動(dòng)工作要求，積極探索財(cái)務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型的發(fā)展路徑，建立起財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，構(gòu)建數(shù)智化財(cái)務(wù)管理新模式，為提升財(cái)務(wù)管理水平和經(jīng)營管理科學(xué)決策提供信息支撐。
優(yōu)化報(bào)銷流程 讓員工少跑腿
科研項(xiàng)目相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷場景及審核要點(diǎn)多、核算規(guī)則復(fù)雜。以報(bào)銷項(xiàng)目論證評(píng)審費(fèi)為例，員工在報(bào)銷時(shí)需要提供會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議通知、報(bào)銷申請(qǐng)單等資料。由于各類科研經(jīng)費(fèi)管理要求不同，報(bào)銷手續(xù)復(fù)雜，因此易出現(xiàn)報(bào)銷單附件不完整、單據(jù)填寫錯(cuò)誤等退單情況。為此，中國電科院深入拓展智能報(bào)銷應(yīng)用場景，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)精益管理水平。
聚焦科研業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷特點(diǎn)，中國電科院成立了專項(xiàng)柔性團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)開展智能移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)的研發(fā)工作，更好地為員工減負(fù)。為了簡化報(bào)銷手續(xù)、優(yōu)化審批流程、提高報(bào)銷效率，該團(tuán)隊(duì)全面梳理了檢測費(fèi)、投標(biāo)費(fèi)等109個(gè)費(fèi)用類型的管理現(xiàn)狀及提升方向，并根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)則和會(huì)計(jì)核算制度，編制了報(bào)銷費(fèi)用需求方案12份，在系統(tǒng)中植入業(yè)財(cái)貫通數(shù)據(jù)規(guī)則超過6000條，實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、在線實(shí)時(shí)審批、業(yè)務(wù)信息精準(zhǔn)反映。
2021年7月，中國電科院智能移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)正式上線，提供了差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、檢測費(fèi)等19大類的報(bào)銷服務(wù)。員工只需根據(jù)個(gè)人報(bào)銷需求，在手機(jī)APP內(nèi)不同報(bào)銷模塊填寫基本信息并上傳附件，即可完成報(bào)銷。
為了讓智能移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)盡可能地為員工提供便利，中國電科院不斷根據(jù)員工實(shí)際報(bào)銷需求完善系統(tǒng)內(nèi)的功能。10月29日，該院完成了智能移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)預(yù)付款功能的建設(shè)，并計(jì)劃于12月上線應(yīng)用。該功能上線后，員工在手機(jī)上簡單操作就能完成預(yù)付款申請(qǐng)?zhí)釄?bào)，簡化了版面費(fèi)、查新費(fèi)等小額預(yù)付款業(yè)務(wù)的申請(qǐng)辦理手續(xù)，縮短了付款周期。
“把發(fā)票拍照上傳系統(tǒng)，就能獲取信息并自動(dòng)驗(yàn)真”“之前人工審批要花不少時(shí)間，現(xiàn)在只要幾分鐘就能完成報(bào)銷審批”……移動(dòng)報(bào)銷應(yīng)用上線一年來，獲得員工一致好評(píng)，真正做到了讓員工少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路。
深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值 促進(jìn)業(yè)財(cái)融合
8月15日，中國電科院采購業(yè)務(wù)全流程電子化應(yīng)用正式上線。“以往我們采購電氣標(biāo)準(zhǔn)器及檢測裝置、紅外成像測試系統(tǒng)等科研物資儀器時(shí)，需要向物資部提交采購物資驗(yàn)收單并登記科研實(shí)驗(yàn)臺(tái)賬，在報(bào)銷時(shí)需要向財(cái)務(wù)資產(chǎn)部提供驗(yàn)收單，但兩個(gè)部門的單據(jù)格式要求不一致。”該院高壓所物資專責(zé)刁雪東說，“采購業(yè)務(wù)全流程電子化應(yīng)用的上線，統(tǒng)一了財(cái)務(wù)部門和物資部門對(duì)實(shí)物管理的要求。”該應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的全流程線上流轉(zhuǎn)，有效統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，壓縮審批環(huán)節(jié)，避免了人工審核可能造成的疏漏。
采購和銷售工作涉及部門多、流程繁雜、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，存在多部門重復(fù)錄入信息、搜集數(shù)據(jù)等問題。這既增加了基層業(yè)務(wù)人員的工作量，也無法建立起業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)，影響了數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。
為此，中國電科院財(cái)務(wù)資產(chǎn)部聯(lián)合物資部、數(shù)字化部、試點(diǎn)研究所等共同梳理采購業(yè)務(wù)管理流程和信息鏈路，制訂購銷業(yè)務(wù)業(yè)財(cái)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確采購業(yè)務(wù)憑據(jù)在采集過程中的規(guī)范化要求，避免了采購人員重復(fù)錄入信息;通過搭建稅企直連、銀企直連通道等方式，實(shí)現(xiàn)了全業(yè)務(wù)場景的憑據(jù)電子化、流程線上化、數(shù)據(jù)自動(dòng)化，業(yè)務(wù)人員錄入一次信息即可供多部門調(diào)閱使用，也為開展財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)決策等工作提供了支撐。
目前，中國電科院銷售業(yè)務(wù)全流程電子化應(yīng)用也已完成用戶測試，并開通了銷項(xiàng)電子發(fā)票平臺(tái)通信端口，即將開始試點(diǎn)應(yīng)用。
規(guī)范往來賬款管理 財(cái)務(wù)管控更精益
“應(yīng)付預(yù)警信息已發(fā)至各單位財(cái)務(wù)人員郵箱，請(qǐng)及時(shí)處理!”11月1日，中國電科院財(cái)務(wù)資產(chǎn)部往來款管理專責(zé)牛啓龍登錄了該院自主開發(fā)的智能往來賬款管理平臺(tái)，查看近期是否存在合同到期、預(yù)付款支付提醒等情況，并從該平臺(tái)中導(dǎo)出應(yīng)付賬款預(yù)警明細(xì)，提醒相關(guān)業(yè)務(wù)單位財(cái)務(wù)人員及時(shí)處理，變以往的事后處理為事前預(yù)警。
往來賬款管理不到位，易造成預(yù)付及應(yīng)收賬款被占用，資金長期沉淀形成壞賬等情況，可能會(huì)給企業(yè)營運(yùn)帶來較大風(fēng)險(xiǎn)。2020年，中國電科院以供銷鏈路貫通、全要素?cái)?shù)據(jù)采集為基礎(chǔ)，分批開展了智能往來賬款管理平臺(tái)的搭建。今年1月，往來賬款預(yù)警功能上線，將合同信息、開票信息、項(xiàng)目進(jìn)度信息、財(cái)務(wù)收付信息等多個(gè)環(huán)節(jié)的信息關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了合同執(zhí)行期、開票等重要節(jié)點(diǎn)的提示與預(yù)警。
在智能往來賬款管理平臺(tái)中，中國電科院還搭建了回款信息庫，以自動(dòng)識(shí)別匹配回款計(jì)劃與到款信息，提升認(rèn)款的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。同時(shí)，中國電科院還基于該平臺(tái)建立了往來賬款電子管理臺(tái)賬，規(guī)避了壞賬風(fēng)險(xiǎn)。
目前，中國電科院已建成集源數(shù)據(jù)管理、業(yè)財(cái)信息融合、認(rèn)款催款結(jié)合、預(yù)警提示功能于一體的智能往來賬款管理平臺(tái)，形成了往來賬款常態(tài)化清理機(jī)制，提升了財(cái)務(wù)管理的精益化水平。（宋昱坤）
作者：宋昱坤
評(píng)論